همه شرکت‌ها و اشخاص حقیقی یا حقوقی که مشمول قوانین مالیات باشند، برای ثبت هزینه‌های خود و اظهار کردن آن‌ها ملزم به وارد کردن حساب و کتاب خود در دفاتر قانونی هستند. این دفاتر برای قابل استناد بودن و مورد قبول اداره مالیات قرار گرفتن باید پلمب شوند. یعنی باید به امضای نماینده اداره ثبت برسند. دفاتر قانونی مانع هرگونه تقلب و جابجایی ثبت گزارش‌های مالی می‌شوند. در صورتی که این دفاتر پلمب نشده باشند برای بازرسین مالیاتی فاقد اعتبار خواهند بود.
برای شرکت‌های تازه تأسیس، پلمب دفاتر تا 30 روز پس از درخواست امکان‌پذیر است. ولی دفاتر پلمب شده‌ی شرکت‌های دیگر باید قبل از شروع سال مالی جدید اخذ گردد. به طور مثال برای اخذ پلمب دفاتر سال 99 باید نهایتاً تا 29 اسفند 98 اقدام کرد. درغیر این صورت ممکن است دفاتر تجاری مورد قبول واقع نگردد و منجر به مشکلات مالیاتی مانند جریمه مالیاتی (علی الرأس) شده و حتی ممنوع المعامله شدن را نیز در پی داشته باشد.
پلمب دفاتر به معنای برگ شماری دفاتر، شماره گذاری صفحات و منگوله‌دار کردن دفاتر است تا نتوان از آن برگی کم و زیاد کرد. همچنین در این دفاتر نام شرکت و شماره ثبت پلمب دفاتر قید شده و مهر اداره ثبت شرکت‌ها در آن زده می‌شود.
هر شرکت به یک دفتر روزنامه و یک دفتر کل برای هر سال مالی نیاز دارد. عدم پلمب دفاتر مانع گرفتن کد اقتصادی و دریافت مفاصا حساب مالیاتی می‌شود. ارائه این دفاتر باعث شفافیت امور مالیاتی شرکت می‌شود. همچنین تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی، برای دریافت کارت بازرگانی، باید پلمب دفاتر را انجام دهند. حتی شرکت‌هایی که فعالیت اقتصادی ندارند هم برای اعلام عدم فعالیت باید دفاتر پلمب شده خود را به صورت خالی به اداره مالیات ارائه کنند.
نحوه پلمب دفاتر تجاری
برای پلمب دفاتر تجاری باید از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری (بخش پلمب دفاتر تجاری) اقدام نمود. در این بخش بسته به اینکه متقاضی شخص حقیقی یا حقوقی باشد اطلاعات دریافتی از وی تفاوت دارد.
پس از انتخاب نوع شخص متقاضی، بخش شروع سال مالی و ماه مالی را نیز تکمیل کنید. در مرحله بعد فرم اطلاعات تکمیل کننده را انتخاب کرده و اطلاعات یکی از اعضای هیئت مدیره را در سامانه وارد کنید. پس از آن اطلاعات دیگر اعضای هیئت مدیره را وارد کرده و وارد مرحله بعد شوید. فرم «دفتر مورد تقاضای شخص» را پر کرده و دفتر مورد تقاضا را درخواست می‌کنید.
پس از ارسال مدارک و اخذ کد پیگیری، وارد سامانه شده و گزینه‌ی پلمب دفاتر تجاری را انتخاب کنید. با وارد کردن شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه بر روی گزینه پذیرش نهایی کلیک کنید.
پس از صدور مجوز متقاضی باید دوباره وارد سامانه شده و وجوه تعیین شده را پرداخت کند، دفاتر تجاری پلمب شده به آدرسی که در سامانه وارد نموده‌اید فرستاده می‌شوند.
مدارک لازم برای پلمب دفاتر تجاری
افراد حقیقی
- کپی کارت ملی
- کپی شناسنامه
- فرم تکمیل‌شده اظهارنامه پلمب
- اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتی که از سامانه دریافت کرده‌اید
افراد حقوقی
- کپی کارت ملی مدیر عامل
- اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتی که از سامانه دریافت کرده‌اید
- کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات ثبتی شرکت
- اصل یا تصویر مصدق وکالت‌نامه و یا معرفی‌نامه (در خصوص اشخاص حقوقی دولتی)
موسسه توسعه و ابتکار مسیحا، آماده‌ی خدمت رسانی به شما، در زمینه‌های پلمب دفاتر قانونی، ثبت شرکت، ثبت برند، ثبت تغییرات شرکت و… خواهد بود.
